Quiero organizar una Feria de vinos. ¿Qué tengo que hacer?

Feria de vinos y gastronomía (también denominadas Enogastronómicas): Un recorrido por el éxito y la colaboración.

Las Ferias Enogastronómicas se han convertido en un fenómeno de moda que atrae a amantes de la comida y el vino por igual. La posibilidad de degustar y catar productos locales en su entorno natural es una invitación irresistible para viajar y disfrutar de la diversidad culinaria.

Sin lugar a dudas son una oportunidad emocionante para disfrutar de la comida y el vino local.

En este artículo, abordaremos tres aspectos cruciales para llevar a cabo una Feria de Vinos exitosa: la elección del lugar adecuado, la utilización de una herramienta informática para el cobro de los productos que se consuman y la firma de contratos de colaboración con los stands participantes.

Al poner en práctica estos elementos, estamos seguros de que su Feria de Vinos se convertirá en una experiencia inolvidable para todos los involucrados.

I. Elección del Lugar de Celebración.

Para que una Feria de Vinos sea un éxito, la elección del lugar es fundamental. En este sentido, es común optar por espacios al aire libre o edificios públicos propiedad del ayuntamiento. Estos lugares ofrecen diversas ventajas, como accesibilidad, visibilidad y una atmósfera acogedora que realza la experiencia enogastronómica.

Te ofrecemos este modelo de carta que puedes remitir a los ayuntamientos de tu elección con el fin de ver con el concejal correspondiente la posibilidad de optar a ese espacio de dominio público ya sea abonando un canon o tasa, o de forma gratuita.

Estimados Sres. del Ayuntamiento de [Nombre del Ayuntamiento],

Me dirijo a ustedes en nombre de [Nombre de su Organización/Grupo] con el propósito de expresar nuestro interés en celebrar una Feria de Vinos de un día de duración en su hermosa ciudad. Creemos que esta iniciativa proporcionará una experiencia única para los residentes y visitantes, promoviendo la cultura del vino y destacando los productos locales y regionales.

En este evento, planeamos disponer de diversos stands con mesas, copas de cristal y botellas de vino de alta calidad para que los asistentes puedan degustar y apreciar una amplia variedad de vinos. La ubicación de esta feria es de suma importancia para nosotros, y estamos dispuestos a adaptarnos a las recomendaciones y regulaciones del Ayuntamiento para garantizar una experiencia exitosa y segura para todos.

Nos gustaría solicitar información sobre los siguientes aspectos:

1. Posibles Localizaciones: Agradeceríamos que nos proporcionaran una lista de posibles lugares públicos y transitados en [Nombre de la localidad] que puedan ser adecuados para este evento.

2. Trámites a Seguir: ¿Cuáles son los procedimientos y requisitos necesarios para obtener el permiso y las autorizaciones para celebrar este tipo de evento en el dominio público?

3. Posibles Costes: ¿Cuáles son los posibles costes asociados con el uso del dominio público para nuestro equipo de organización? Estamos interesados en conocer cualquier tarifa o costo que debamos cubrir.

4. Fechas Disponibles: ¿Existen fechas específicas en las que el Ayuntamiento sugiera que esta feria podría llevarse a cabo?

Estamos comprometidos en seguir todas las regulaciones y directrices pertinentes para asegurar la seguridad y comodidad de los asistentes, así como la preservación del espacio público. Esperamos poder trabajar en colaboración con el [Nombre del Ayuntamiento] para hacer de esta Feria de Vinos un evento exitoso y beneficioso para la comunidad.

Quedamos a su disposición para discutir este proyecto en mayor detalle y estamos ansiosos por recibir su orientación y dirección en este asunto.

Agradecemos su atención y esperamos recibir una pronta respuesta.

Atentamente,

[Tu Nombre]
[Tu Cargo/Organización]
[Tu Dirección de Contacto]
[Tu Correo Electrónico]
[Tu Número de Teléfono]

Probablemente desde la Oficina de Turismo te emplazarán a que realices dicha petición a través de la Sede Electrónica del Ayuntamiento en Instancia General para que puedan enviarla al departamento correspondiente y te den cumplida información del proceso a seguir.

En un segundo paso, – una vez que el Ayuntamiento muestre interés por la celebración de la Feria de vinos – tendremos que ver en una reunión que aporta el Organizador de la Feria y el Ayuntamiento.

Lo habitual que se suele pactar es lo siguiente:

Infraestructura que aporta el organizador de la Feria de vinos:

– Carpas tipo jaima para cada stand,
– copas de cata,
– portacopas serigrafiadas,
– manteles blancos,
– escupideras,
– cubiteras / champaneras,
– servicio de bolsas de hielo cada 3 horas,
– publicidad en Redes sociales,
– carteles A3, dípticos y roll ups del evento,
– equipo y técnico de sonido para música en directo,
– Personal de apoyo informativo durante todo el evento, uniformados con el logo de la Feria.

Infraestructura que aporta el Ayuntamiento:

– Escenario para la música en directo,
– Enganche y consumo de luz de todo el evento,
– WC químicos,
– lugar para recepcionar y guardar las copas dos o tres días antes del evento,
– Mesas de un tamaño aproximado de 2 metros de largo por 90 cms de ancho.

 

Este reparto de aportación de infraestructuras puede ser negociado por ambas partes con el fin de lograr que la Feria de vinos resulte exitosa.

 

II. Herramienta Informática para la Organización

Una parte esencial de la organización de una Feria de Vinos es contar con una herramienta informática eficiente que simplifique la gestión de eventos. En este contexto, EnoTicket se presenta como una opción invaluable. Esta herramienta permite la venta de “bonos monedero” ó “bonos consumiciones” con códigos QR [+ info aquí], simplificando el proceso de compra y consumo de productos. Los expositores pueden utilizar la aplicación para realizar ventas sin efectivo y llevar un registro exhaustivo de las transacciones y de los datos de contacto de los visitantes. Esto garantiza una experiencia fluida tanto para los participantes como para los visitantes.

 

III. Contrato de Colaboración con los Stands

Un contrato de colaboración sólido entre el organizador de la Feria y los stands expositores es esencial para establecer las bases de una cooperación exitosa. A continuación, se resumen los elementos clave de este contrato:

– Precio del alquiler de los stands: Se deben establecer los términos de pago, ya sea una cantidad fija por espacio o un porcentaje de las ventas realizadas a través de la herramienta EnoTicket, o ambas

– Suministro de Equipamiento e Infraestructuras: Es importante definir qué aportará el organizador y el Ayuntamiento. En este apartado habrá que ver la generosidad de ambas partes si realmente se desea el éxito de la Feria de vinos.

– Productos enogastronómicos: Se deben especificar los tipos de productos que se pueden ofrecer en los stands, incluyendo alimentos y bebidas alcohólicas.

Los Stands desde una aplicación web podrán incluir los productos que comercialicen con su precio correspondiente y con un lector QR podrán hacerse cobro de los mismos.

Es necesario indicar que las ventas de productos enogastronómicos deben incluir el IVA correspondiente.

– Ubicación del Stand: El contrato debe establecer que el organizador tiene la potestad de asignar la ubicación de los stands dentro del recinto.

– Cesión de Datos de los visitantes: al estar digitalizada la Feria de Vinos gracias al CRM de EnoTicket, podremos conocer todos los datos de los visitantes e incluso la trazabilidad de los pedidos en los diferentes stands. El organizador de la Feria al utilizar el CRM de EnoTicket podrá recabar el consentimiento expreso de los visitantes para poder ceder sus datos a los stands en los que consuman cualquier producto enogastronómico. Por tanto el acuerdo de colaboración debe incluir disposiciones relacionadas con el cumplimiento de la normativa de protección de datos, especialmente si se comparten datos de contacto de los visitantes.

– Conexión a Internet: Se debe exigir que cada stand cuente con un dispositivo móvil o tablet con conexión a Internet para la gestión de ventas a través del código QR.

Proponemos la firma del siguiente contrato de colaboración:

Contrato de Colaboración entre Organizador de Feria de Vinos y Bodegas

Reunidos:

Este contrato de colaboración (“Contrato”) se celebra entre:

Organizador de la Feria de Vinos: [Nombre del Organizador]
Domicilio: [Dirección del Organizador]
Número de Identificación Fiscal (NIF): [NIF del Organizador]
En adelante, denominado “El Organizador”.

Bodega: [Nombre de la Bodega]
Domicilio: [Dirección de la Bodega]
Número de Identificación Fiscal (NIF): [NIF de la Bodega]
En adelante, denominado “La Bodega”.

PRIMERO: Del Objeto del Contrato:

El Organizador se compromete a gestionar y organizar una Feria de Vinos, en la que la Bodega participará como expositora de productos enogastronómicos.

Además de bebidas alcohólicas, La Bodega podrá servir productos gastronómicos en su stand.

La Bodega será responsable de cumplir con la legislación vigente en cuanto al carnet de manipulación de alimentos, sin que El Organizador asuma ninguna responsabilidad al respecto.

Todas las ventas de productos enogastronómicos deberán incluir el IVA correspondiente.

SEGUNDO: Ubicación del Stand:

El Organizador tiene la potestad de determinar la ubicación del stand de La Bodega dentro del recinto de la feria.

Cada Stand contará con carpa tipo jaima, cartel identificativo de la bodega, mesa, mantel, cubiteras XXL con servicio de entrega de hielo cada 3 horas.

La copa y portacopas la recibirán los visitantes en la entrada de la Feria de vinos. Se comercializarán a un precio de 5 euros.

La bodega solamente se ha de preocupar por contar con una o dos personas que atiendan a los visitantes, roll Up, vinos, tarjetas de visitas y folletos de publicidad que desee entregar.

TERCERO.- Precio del alquiler del Stand:

Por el alquiler del Stand la Bodega:

(Elegir la opción que corresponda y suprimir las que no procedan)

– abonará una cantidad fija por el espacio de stand asignado, que asciende a XXX Euros.

– abonará un porcentaje del XX % de las consumiciones realizadas a través de la herramienta informática de EnoTicket, que incluye la venta de bonos con códigos QR de 10 euros a los visitantes.

– abonará una cantidad fija por el espacio de stand asignado, que asciende a XXX Euros y un porcentaje del XX % de las consumiciones realizadas a través de la herramienta informática de EnoTicket, que incluye la venta de bonos con códigos QR de 10 euros a los visitantes.

CUARTO.- Gestión de Ventas:

La Bodega utilizará la herramienta informática de EnoTicket para gestionar las ventas de consumiciones. Se prohíbe el cobro en efectivo o tarjeta de crédito; todas las transacciones se realizarán mediante la lectura de códigos QR. Tanto El Organizador como La Bodega tendrán acceso a un registro completo de las ventas realizadas.

QUINTO.- Plazo de pago de las ventas realizadas por las bodegas.

El Organizador de la Feria se compromete a transferir a la Bodega las ganancias obtenidas de acuerdo con los términos de este contrato en un plazo máximo de 72 horas tras la finalización de la feria a la cuenta bancaria: [número de cuenta] de [entidad bancaria].

SEXTO.- Cesión de datos de los visitantes que consuman en el Stand de la Bodega

El Organizador garantiza el cumplimiento de la normativa de protección de datos RGPD. Se proporcionarán a la Bodega los datos de contacto de los visitantes que consuman en su stand a través de la aplicación web de EnoTicket.

Y para que así conste firman la presente por duplicado ejemplar en [localidad, provincia] a [fecha].

El Organizador: La Bodega:

[Nota: Este contrato es un modelo de ejemplo y se recomienda la consulta con un abogado para adaptarlo a las necesidades y regulaciones específicas de las partes involucradas.]